Politique de confidentialité

Politique sur la protection de la vie privée

Le respect du droit à la confidentialité du client est un principe fondamental au bon fonctionnement et au maintien de la crédibilité de la Coopérative Hydro Embrun Inc.  Les politiques d’information personnelle de la Coopérative Hydro Embrun Inc. servent à protéger les informations personnelles des clients et d’autres individus en notre possession. Cette politique s’applique à tous les clients qui ont accepté d’être servit par nous, aux visiteurs de notre site web ou qui nous ont fournis des renseignements personnels. Les termes de cette politique peuvent être réviser.  Vous êtes donc tenu de les revoir de temps à autre.

Coopérative Hydro Embrun Inc. doit garder les informations confidentielles recueillies en accord avec les obligations prévues par la loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) ainsi que les conditions émises pour la licence de la Coopérative Hydro Embrun Inc. par la commission de l’énergie de l’Ontario.

La politique sur la protection de la vie privée intègre les 10 principes de protection des renseignements personnels établis par l’association canadienne de normalisation et adoptés par la loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Par renseignement personnels, nous définissons toutes informations permettant d’identifier une personne.  Ces renseignements sont votre nom, votre adresse postale, votre adresse électronique, vos données financiers, votre date de naissance et tout autre renseignement à votre sujet obtenu électroniquement, en personne ou par téléphone.

Les renseignements personnels n’incluent pas le nom, le titre, l’adresse professionnelle ou le numéro de téléphone d’un employé d’une organisation.  Sont également exclus des renseignements personnels, les renseignements agrégés, lesquels ne permettent pas d’accéder aux renseignements personnels d’une personne.

1. Responsabilité

Coopérative Hydro Embrun Inc. est responsable de protéger les renseignements personnels qui sont en sa possession ou sous le contrôle de l’organisation, y compris tous les renseignements personnels qu’elle détient ou qu’elle transfère à des tiers pour qu’ils soient traités.

Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de vos renseignements personnels ou de la présente politique sur la protection de la vie privée, veuillez communiquer avec nous.

2. Détermination des fins de la collecte de renseignements personnels

Coopérative Hydro Embrun Inc. doit énoncer les raisons pour lequel les renseignements personnels sont recueillis avant ou au moment de leur collecte.  Sur demande, la personne recueillant les informations personnelles se doit d’expliquer les fins de ces informations.

Sauf si la loi l’exige, la Coopérative Hydro Embrun Inc. n’utilise pas, ni ne communique pas les renseignements personnels obtenus sans d’abord déterminer et documenter la nouvelle fin, et sans obtenir le consentement du client.

Tous les renseignements personnels recueillis par la Coopérative Hydro Embrun Inc. sont aux fins suivantes :

• Établir, fournir et maintenir des services d’électricité;
• Identifier nos clients, répondre à leurs demandes et entretenir une relation d’affaires responsable avec eux;
• Facturer les clients et percevoir les paiements;
• Établir les paiements préautorisés;
• Réaliser des vérifications de crédit pour déterminer la solvabilité;
• Déterminer l’admissibilité aux produits et services;
• Recommander des produits et services particuliers et répondre aux besoins des clients;
• Élaborer, améliorer, promouvoir ou fournir les produits et services;
• Fournir aux clients de l’information sur l’industrie de l’électricité, les tarifs et les programmes de conservation d’énergie;
• Informer les clients sur l’existence de nouveaux programmes et des programmes en cours;
• Gérer et développer les opérations et affaires courantes de la Coopérative Hydro Embrun Inc.;
• Satisfaire aux exigences juridiques et réglementaires.

3. Consentement

Coopérative Hydro Embrun Inc. doit déployer tout effort raisonnable pour s’assurer qu’un client est informé des fins déterminées pour lesquelles les renseignements personnels seront utilisés ou communiqués lors de l’obtention du consentement.  Les fins doivent être énoncées de manière à être raisonnablement comprises par le client.

Habituellement, la Coopérative Hydro Embrun Inc. doit demander au client son consentement d’utiliser et de divulguer ses renseignements personnels au même moment où elle les recueille.  Cependant, nous pouvons demander le consentement d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels après leur collecte mais avant leur utilisation à une nouvelle fin.

Coopérative Hydro Embrun Inc. exige que ses clients consentent à la collecte, l’utilisation ou la communication de leurs renseignements personnels uniquement lorsque nécessaire pour parvenir aux fins déterminées.

Pour déterminer la forme appropriée de consentement, la Coopérative Hydro Embrun Inc. doit tenir compte de la nature délicate des renseignements personnels et des attentes raisonnables de ses clients.

L’utilisation des services par un client signifie que celui-ci consent implicitement à la collecte, l’utilisation et la communication de ses renseignements personnels par la Coopérative Hydro Embrun Inc.  à toutes fins déterminées.

Un client peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de certaines restrictions juridiques ou contractuelles et moyennant un avis raisonnable.  Les clients peuvent joindre la Coopérative Hydro Embrun Inc. pour obtenir de plus amples informations sur les conséquences du retrait de leur consentement.

4. Limitation de la collecte

La Coopérative Hydro Embrun inc. recueille principalement des renseignements personnels auprès de sa clientèle. La Coopérative Hydro Embrun inc. n’exigera pas votre consentement pour la collecte de renseignements personnels autres que ceux nécessaires pour parvenir aux fins énoncées dans la section 2.

La Coopérative Hydro Embrun inc. peut également recueillir des renseignements personnels auprès d’autres sources, notamment les agences d’évaluation du crédit, les employeurs, des références personnelles ou des tiers autorisés à communiquer ces renseignements.

La Coopérative Hydro Embrun inc. utilise parfois des témoins de connexion et d’autres technologies d’analyse pour ses services en ligne, ses applications interactives, ses communications électroniques et ses publicités. Les données collectées à l’aide de ces technologies servent à évaluer la performance de la Coopérative Hydro Embrun inc. et à mesurer son taux d’engagement.

5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Coopérative Hydro Embrun Inc. peut utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l’insu d’un client ou sans son consentement en cas d’urgence où la vie, la santé ou la sécurité d’une personne est menacée.  Un renseignement peut être divulgué sans le consentement du client:

• s’il s’agit d’un renseignement de notoriété publique;
• si s’agit de se conformer à une exigence juridique;
• si le renseignement est requis par ordonnance d’une loi et d’un tribunal;
• si la divulgation du renseignement fait l’objet d’un accord ou d’un contrat signé avec le client.
• Si le compte fait objet de recouvrement, les renseignements nécessaires peuvent être transmis à l’agence de recouvrement choisit par la Coopérative Hydro Embrun Inc

Seuls les employés de la Coopérative Hydro Embrun Inc. se voient accorder l’accès aux renseignements personnels pour des raisons professionnelles ou parce que leurs tâches le requièrent de façon raisonnable.

En raison de la structure du secteur de l’électricité en Ontario, il se peut que nous devions transmettre vos renseignements en matière de facturation et de consommation à des organismes externes de facturation et de règlement, par exemple dans le cas où vous avez signé un contrat séparé avec un détaillant d’électricité.  Nos liens avec des organismes externes concernant la facturation, le règlement et la réglementation sont régis par notre permis de distributeur et les codes réglementaires établis par la Commission de l’énergie de l’Ontario.

Dans le but de fournir des services en son nom, la Coopérative Hydro Embrun Inc. peut engager des employés, des entrepreneurs ou d’autres entreprises et tierces parties, lesquels nécessitent l’accès à des données précis.

Conformément à son permis de distributeur, la Coopérative Hydro Embrun Inc. ne doit pas communiquer de renseignement au sujet des consommateurs, incluant des renseignements personnels, à aucune filiale sans obtenir le consentement écrit des consommateurs, sauf lorsque des renseignements sur un consommateur doivent obligatoirement être divulgués pour des raisons précitées ou aux fins de facturation ou d’exploitation du marché.

Coopérative Hydro Embrun Inc. conserves les renseignements personnels seulement le temps qu’il faut pour parvenir à leur fin ou tel qu’exigé par la loi.  Lorsque des renseignements personnels sont utilisés pour prendre une décision au sujet d’un client, Coopérative Hydro Embrun Inc. doit conserver les renseignements comme tels ou les arguments qui ont appuyé ladite décision pour les circonstances où une décision doit être prise au sujet d’un client.

Coopérative Hydro Embrun Inc. met en œuvre des moyens de contrôle et des pratiques raisonnables quant à la conservation et la destruction des renseignements et dossiers relatifs aux renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents pour parvenir aux fins déterminées ou encore que la loi n’exige plus de conserver.  Ces renseignements sont alors détruits, effacés ou dépersonnalisés.

6. Exactitude

Les renseignements personnels utilisé par la Coopérative Hydro Embrun Inc. doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour minimiser les possibilités que des renseignements inexacts soient utilisés. Pour prendre une décision au sujet d’un client.  Coopérative Hydro Embrun Inc. doit mettre à jour les renseignements personnels qu’elle détient sur ses clients au besoin pour parvenir aux fins déterminées ou dès qu’une personne l’informe de tout changement à ses renseignements personnels.

7. Mesures de sécurité

Coopérative Hydro Embrun Inc. doit protéger les renseignements personnels contre divers risques, incluant la perte ou le vol, l’accès non autorisé, la communication, la copie, l’utilisation, la modification ou la destruction, et ce, au moyen de mesures de sécurité appropriées.  Coopérative Hydro Embrun Inc. doit protéger les renseignements quel que soit le format dans lequel ils sont conservés.

Coopérative Hydro Embrun Inc. doit protéger les renseignements personnels communiqués à des tiers en soulignant la confidentialité des renseignements, les fins pour lesquelles ils doivent être utilisés, le nombre limité de personnes dont les tâches professionnelles nécessitent l’accès aux renseignements, et les mesures physiques et procédures qui sont requises pour protéger les renseignements.

Tous les employés de la Coopérative Hydro Embrun Inc. et les affiliés qui ont accès aux renseignements personnels, s’engagent, dans le cadre de leurs conditions d’emploi, à respecter la confidentialité des renseignements personnels.

8. Transparence

Coopérative Hydro Embrun Inc. s’engage à rendre le contenu de la présente politique facile à comprendre, accessible et à jour.  Coopérative Hydro Embrun Inc. peut apporter des modifications à sa politique sur la protection de la vie privée; ces modifications sont publiées sur notre page web et, au besoin, ajoutées en encart à la facturation.

9. Accès aux renseignements personnels

La Coopérative Hydro Embrun inc. est tenue de se conformer aux lois fédérale et provinciale en matière de protection des renseignements personnels. Elle doit également répondre aux demandes que vous avez le droit de formuler concernant les renseignements personnels que la Coopérative Hydro Embrun inc. détient à votre sujet.

Dans certaines exceptions limitées, des tiers peuvent également exercer des droits concernant vos renseignements personnels, notamment dans les cas suivants :

• la personne faisant la demande dispose du consentement écrit de la personne concernée par les renseignements;
• l’auteur ou l’autrice de la demande est le représentant légal ou la représentante légale d’un mineur, d’une mineure ou d’une succession;
• la demande est liée à un intérêt public (p. ex., une obligation légale gouvernementale).

 

Vos droits concernant vos renseignements personnels portent sur :

• l’accès (consultation) et la portabilité (transférabilité);
• la révocation de votre consentement à la collecte, à l’utilisation et/ou à la communication;
• le retrait ou la destruction des renseignements;
• la modification ou la correction des renseignements;
• le dépôt d’une plainte ou le signalement d’une atteinte à la confidentialité.

 

La Coopérative Hydro Embrun inc. s’engage à répondre à ces demandes dans un délai de trente (30) jours ouvrables suivant leur réception.

La Coopérative Hydro Embrun inc. se réserve le droit :

• de refuser par écrit une demande pour des motifs sérieux, lorsque ce refus est permis ou requis par la loi ou les organismes de réglementation;
• d’exiger que le demandeur ou la demandeuse fournisse une preuve d’identité satisfaisante avant de répondre à une requête concernant ses renseignements personnels;
• d’imposer des frais raisonnables (le cas échéant) pour la transcription, la reproduction ou la transmission des renseignements personnels, à condition de vous en informer au préalable.

Avec qui communiquer

Veuillez soumettre PAR ÉCRIT vos questions concernant la présente déclaration de confidentialité, ainsi que toute demande ou plainte relative à vos renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Othmane Ajdi

Directeur général / Responsable de la protection des renseignements personnels

Coopérative Hydro Embrun Inc.

821, rue Notre-Dame, bureau 200

Embrun (Ontario)  K0A 1W1

Tél. : 613 443-5110

Courriel : [email protected]

10. Possibilité de porter plainte contre le non-respect des principes.

Un client peut contester la conformité de la Coopérative Hydro Embrun Inc. à la présente politique sur la protection de la vie privée en s’adressant à la responsable des données informatique, Benoit Lamarche, soit à notre bureau, par téléphone au 613-443-5110 ou par courriel à [email protected]

Si une plainte est justifiée, la Coopérative Hydro Embrun Inc. prendra les mesures appropriées pour régler la plainte, incluant si nécessaire, des amendements à ses politiques et procédures.  Le client sera informé du résultat de l’enquête réalisée au sujet de sa plainte.

En plus des 10 principes énoncés précédemment, il se peut que le site Web de la Coopérative Hydro Embrun Inc., ses services en ligne, ses application interactives, ses messages par voie électronique et ses publicités utilisent des témoins de connexion et d’autres technologies d’analyse.  Ces technologies aident à mesurer le rendement de la Coopérative Hydro Embrun Inc. et son taux d’engagement.  Les fins de collecte de renseignements personnels au moyen de ces technologies sont en lien avec les fins énoncées précédemment.